Diarpus Kukar Dorong Tertib Arsip, Terima Penyerahan Arsip Inaktif dari OPD
NalaRNusantara-Kukar; Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) menerima penyerahan arsip inaktif dari sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD) sebagai bagian dari upaya meningkatkan ketertiban administrasi dan profesionalisme pengelolaan arsip di lingkungan pemerintahan daerah.
Plt Kepala Diarpus Kukar, Rinda Destianti, menjelaskan bahwa penyerahan arsip inaktif ini merupakan langkah penting dalam siklus pengelolaan arsip di setiap OPD. Arsip inaktif sendiri adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun namun tetap memiliki masa simpan sesuai ketentuan.
“Kalau bicara klasifikasi arsip, ada arsip aktif, dinamis, inaktif, statis, vital, dan sebagainya. Yang kami terima saat ini adalah arsip inaktif, yaitu arsip yang intensitas penggunaannya sudah jarang,” terang Rinda.
Setelah diterima, arsip-arsip tersebut akan diajukan ke tim penilai arsip untuk proses penyusutan dan pemusnahan. Proses ini dilakukan mengacu pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) dengan ketentuan masa simpan minimal 10 tahun, sesuai regulasi yang berlaku.
“Tujuan dari semua ini tentu saja untuk meningkatkan ketertiban dalam pengelolaan arsip. Kukar sebenarnya sudah cukup baik, bahkan kemarin kami mendapat juara satu dalam lomba kearsipan Mars dari 10 kabupaten/kota. Tapi kami ingin dorong lebih banyak lagi OPD agar tertib arsip menuju 2025,” ujarnya.
Dari 59 OPD yang ada, Diarpus menargetkan lebih dari separuh sudah menyerahkan arsip inaktif, diikuti dengan proses penyusutan dan pemusnahan. Rinda juga mengingatkan bahwa pengelolaan arsip tidak hanya menjadi tanggung jawab OPD, tetapi juga desa dan kelurahan.
“Pengelolaan arsip idealnya dilakukan setahun sekali atau dua kali, tergantung kebutuhan dan aktivitas pencipta arsip. Karena setiap hari pasti ada proses penciptaan arsip, seperti surat-menyurat, laporan, notulen rapat, hingga dokumen perencanaan tahunan seperti RKA. Bahkan untuk dokumen strategis seperti Renstra bisa lima tahunan,” jelasnya.
Saat ini, arsip umumnya disimpan di record center masing-masing OPD sebelum akhirnya diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) yang berlokasi di Bukit Biru. Untuk arsip vital dan statis yang memiliki nilai sejarah, penyimpanan dilakukan di depo arsip di Anung Adewah.
“Kami punya dua rumah yang dijadikan LKD. Sementara arsip vital dan statis yang punya nilai sejarah kami simpan di depo arsip di Anung Adewah,” tambah Rinda.
Tahun ini, Diarpus juga fokus membenahi arsip-arsip yang berkaitan dengan pandemi COVID-19. Arsip tersebut otomatis dikategorikan sebagai arsip statis karena memiliki nilai sejarah yang penting bagi daerah maupun bangsa.
“COVID-19 adalah peristiwa luar biasa yang dampaknya dirasakan secara global. Maka semua dokumen yang dihasilkan selama masa pandemi, baik dari dinas kesehatan, rumah sakit, maupun OPD lain, kami tetapkan sebagai arsip statis. Saat ini kami sedang melakukan pembenahan terhadap arsip-arsip itu, yang melibatkan 12 OPD termasuk rumah sakit,” pungkasnya. (Fh/adv)
